El futuro de la oficina, ¿cómo será trabajar en los próximos años?

por Israel López, Gerente de Producto de Oficina en Xerox Mexicana
Ciudad de México,  julio de 2017. – Imaginar cómo será la oficina del futuro y cómo evolucionará la manera en que trabajamos no es un tema complicado, puesto que es algo que ya estamos experimentando. Es decir, hasta apenas hace 20 años, en el sector empresarial pensar en el futuro era imaginar la coordinación de juntas por medio de hologramas, comandos de voz para la realización de tareas, flujos de información que viajan por el aire, impresiones documentos desde cualquier dispositivo, e inclusive trabajar desde el móvil… Hoy en día varias de estas cosas se han convertido en una realidad, otras aún no, aunque quizá no estemos lejos de verlas realizadas.
Actualmente, las pautas que están modificando los espacios de trabajo son diversas, entre los que destacan: la colaboración interdisciplinaria, herramienta en la nube, la movilidad, la conectividad, sustentabilidad, y las respuestas o reacciones inmediatas, lo que impulsa a una mayor productividad y toma de decisiones más rápida. Por lo tanto, los cables para conectarse a internet o aparatos obsoletos como el fax, máquinas de escribir, beeper, etc., han quedado atrás para dar paso a conexiones inalámbricas y dispositivos conectados, esto es, el Internet de las Cosas (IoT).
Sin embargo, lo curioso de las oficinas del futuro es saber hasta qué punto las mismas tecnologías empleadas en la actualidad serán desarrolladas para el beneficio de las empresas y trabajadores. Por ejemplo, ya no sólo de habla de videoconferencias, sino de espacios de realidad aumentada; red móvil de 4G a 5G, herramientas de traducción instantánea, etc., lo que otorgaría a muchos trabajadores una mayor flexibilidad para trabajar de manera remota.
Como consecuencia de lo anterior, de la mano de la tecnología surgen nuevos modelos de oficinas que asimilan todos los cambios para responder a las necesidades de usuarios que buscan maximizar su desempeño y hacer más eficiente el uso de los recursos disponibles. En este sentido, de acuerdo con “Dell and Intel Future Workforce study” el 47% de la generación millennial afirma que los avances tecnológicos son determinantes para elegir o descartar una oferta de trabajo, y el 62% de los encuestados afirma que, nuevas herramientas tecnológicas harán sus trabajos más fáciles y mejoraría su productividad.
Esto es, ya no basta el uso de videoconferencias, computadoras, pizarrones e inclusive el uso del correo electrónico, las oficinas inteligentes deben prepararse para habilitar soluciones de Internet de las Cosas (IoT), generado asistentes digitales controlados por inteligencia artificial. Por ejemplo, salas de juntas inteligentes y conectadas, posibilidades de trabajo inalámbrico entre los trabajadores, interactividad con pantallas táctiles, voz y video.
Esta necesidad de colaboración está impulsada por una fuerza de trabajo globalizada, en la que se espera que los empleados colaboren de forma rápida entre departamentos, oficinas, edificios, ciudades y países.
¿Cómo ayuda Xerox a la transformación de la oficina? 
Xerox, desde sus inicios, siempre ha innovado el modo en que las personas y empresas se comunican, conectan y trabajan de una mejor manera. Se comenzó con una nueva forma de trabajar al inventarse la xerografía; el uso del color permitió una comunicación más eficaz; los servicios administrados de impresión ofrecieron máxima productividad, ahorro de costos y sustentabilidad; y nuestro nuevo portafolio de soluciones, potencializa el trabajo y la comunicación gracias al uso de aplicaciones, la traducción instantánea de documentos a más de 40 idiomas, y el uso servidores basados en la nube.
De igual manera, Xerox no sólo ha desarrollado tecnología para una mayor productividad y nuevos procesos de trabajo, sino que también se ha ocupado de un tema relevante para todas las organizaciones: la seguridad. Esto es, la interconexión entre oficinas y trabajadores, así como la apertura a nuevas tecnologías, supone una ventana de inseguridad en el manejo de información de una empresa. Por ello, Xerox al irrumpir las cuestiones de seguridad, ha realizado alianzas con Cisco y McAfee para integrar herramientas de última generación sin costo en sus equipos para proteger la información de todos los clientes.  
Al igual que la evolución de los celulares, nuestros dispositivos y soluciones son verdaderos asistentes en el trabajo que permiten trabajar con seguridad desde cualquier lugar, adaptados a la forma en que se desea trabajar.
En pocas palabras, hace dos décadas, el futuro de la oficina se entendía como el lugar donde se podría manejar el ordenador sólo con la voz, y trasladar el lugar de trabajo a cualquier parte. Hoy en día, Xerox ha desarrollado lo que hace 20 años era un ideal y que ahora es una realidad, aprovechando la tecnología como un facilitador, no como el punto final, por lo que el futuro de la oficina seguirá apoyándose en dos pilares fundamentales: las comunicaciones, que tienden a la globalización del trabajo a través de nuevas tecnologías; y la ofimática integrada, que reúne en un solo equipo, las funciones que desempañan varios aparatos (IoT).