Documentos digitalizados, la clave del éxito en la productividad de las empresas

Ciudad de México, octubre de 2017 – En México, la cantidad de impresiones realizadas por las pequeñas y medianas empresas (Pymes), supera las 1,500 mensuales, esto de acuerdo con un estudio realizado por Tec Electrónica. Sin embargo, el concepto de la oficina sin papel está cobrando cada más importancia debido a las facilidades que otorga la digitalización de documentos a través de flujos de trabajo automatizados.

La digitalización de documentos es un proceso mediante el cual se puede transformar un documento físico a uno digital, que puede ser fácilmente compartido, almacenado y seguro, lo que se traduce en una mayor habilidad para localizarlos y rentable para cualquier empresa. Gracias a la transición del papel al archivo digital, las empresas gozan las ganancias de la productividad y las reducciones de costos, así como la contribución a los esfuerzos de sostenibilidad.
No obstante, en un ambiente cada vez más competitivo, las empresas deben contar con herramientas que les proporcionen servicios de valor agregado que las haga diferente de las demás, y en este caso, la digitalización de documentos permite la creación de flujos de trabajo automatizado que perfeccionan los procesos internos o externos de cualquier organización.
Sin embargo, las empresas se enfrentan a tres grandes desafíos para dar inicio a la transformación digital de documentos: en primer lugar, basado en un estudio realizado por AIIM “Estado de la Gestión de la Información”, la mayoría de las organizaciones no tiene planeado en su presupuesto la capacitación de sus trabajadores para el uso de nuevas tecnologías.
Asimismo, de acuerdo con el reporte “Seguridad en la Impresión: un imperativo en la era del IoT” de Quocirca, el 61% de las empresas admite haber sufrido violaciones de datos a través de la impresión de documentos, por lo que deben asegurar la protección de los datos con el uso de cualquier tecnología. Y finalmente, la mayoría de las empresas carecen de procesos adecuados y un manejo de sistemas basados en la nube.

 
Cuando estos obstáculos logran a ser superados, las empresas comienzan a experimentar beneficios como reducción de costos, aumento en la productividad, control de la seguridad de los documentos, entre otros. Aunque son muchas las ventajas que aporta la digitalización, Y Soft ha desarrollado un software especializado en los flujos de trabajo automatizados, YSoft SafeQ, que proporciona, además, los siguientes beneficios y experiencias:
• Exactitud y consistencia: para la búsqueda exacta de documentos digitales, los flujos de trabajo definen los parámetros de escaneo, nombres de archivos y lugar de almacenamiento automático, algo particularmente importante para las industrias con normas de cumplimiento. Esto proporciona consistencia en toda la organización al definir cómo se crean los archivos digitales.
• Seguridad: En contraste con el escaneo de documentos y el envío de éstos por correo electrónico y que exponen la información corporativa al ser enviados por error a personas no autorizadas, YSoft SafeQ garantiza la seguridad de los documentos digitalizados y de la información contenida
en ellos, al cifrar y entregar automáticamente los archivos a destinos o usuarios predefinidos, lo
que ayuda a reducir el error humano.
• Almacenamiento: los archivos digitales liberan el espacio de documentos físicos para lograr una
mayor productividad y aprovechamiento de espacios desperdiciados.
• Recuperación: búsqueda y recuperación de documentos con palabras clave. Los flujos de trabajo
automatizados pueden basarse en texto en lugar de imágenes, lo que permite la búsqueda rápida
por palabras clave.
Cabe resaltar que la digitalización de documentos no sólo está dirigida a las grandes empresas, sino a
todas aquellas donde se pueda facilitar el acceso a los archivos como en instituciones educativas, bancos,
compañías de seguros, empresas de bienes raíces, dependencias gubernamentales, etc. Y es por ello que,
YSoft SafeQ es una solución de flujo de trabajo digital diseñada para satisfacer las necesidades de
cualquier organización que busque administrar y crear documentos digitales inteligentes.