6 cosas que deben saber los gerentes de proyecto

Si estás interesado en este texto, seguramente eres un Gerente de Proyecto o recientemente aprobaste alguna certificación y estés en busca de un rol como tal. Sea cual sea el caso, los consejos a continuación aplican para todos los interesados en el tema. Puedes usar esta lista como referencia o recordatorio de cómo llevar siempre la delantera al administrar un proyecto.

1. El éxito de un proyecto dependerá en gran medida de una comunicación efectiva.

Al iniciar un nuevo proyecto debes tener una reunión inicial, incluyendo a tu junta de proyecto y a las partes interesadas. En esa reunión, deberás abordar y confirmar una estrategia de comunicación. Establece la forma a través de la cual se enviarán las actualizaciones y si se trata de un correo electrónico, un teléfono o una reunión. Además, deberás establecer la frecuencia de estas actualizaciones.

Posteriormente deberás crear un programa que ilustre los tipos de comunicación, cuándo deberían ocurrir y el flujo de donde provendrá la información. Vale la pena señalar que algunas comunicaciones pueden ocurrir según las condiciones del proyecto, mientras que otras deben ocurrir de manera regular y, por lo tanto, deben especificarse en tu plan.

Asegúrate de pensar la frecuencia correcta, ya que no tiene sentido proporcionar una actualización con demasiada frecuencia, especialmente si las actualizaciones son profundas, ya que el tiempo dedicado a proporcionar dicha información puede ser un desperdicio.

2. ¡Utiliza y sigue utilizando plantillas! Mantén tu documentación consistente

Internet está lleno de recursos para la gestión de proyectos, especialmente plantillas para la documentación. Puedes encontrar ejemplos en línea para cualquier cosa, desde un PID (Documento de iniciación del proyecto) hasta un Registro de lecciones.

Las plantillas son una excelente manera de comenzar y, con cada proyecto, comenzarás a agregar tu propia ventaja creativa. Estos modelos evitan que empieces desde cero, pero al mismo tiempo te brindan libertad para adaptarlos a tus necesidades.

3. Aprende a tener confianza cuando se trata de resolver problemas

Los problemas son tu oportunidad de mejora. Ten confianza en tu capacidad para identificarlos, evaluar la información disponible y examinar las posibles opciones para corregirlo. Es importante destacar que haber comprendido el problema te dará la confianza que necesitas para implementar la solución necesaria.

Mantente atento a los posibles riesgos y problemas que no puedes prever; esto será más fácil con la experiencia. Sin embargo, si algo te concierne, no temas explorar más.

Es importante recordar que un “problema” no siempre aparece como resultado de un factor externo o un evento malo. Si detectas una oportunidad de mejora, también estarás ante un “problema”.

4. No tengas miedo de delegar

No eres un superhéroe y no todo puede ser hecho solo por ti. La delegación no solo brinda al equipo del proyecto la oportunidad de desarrollar sus habilidades, sino que también les da la satisfacción de saber que tu confías en ellos para realizar el trabajo.

Delegar te permite administrar mejor tu tiempo y concentrarte en tareas de alto nivel. Sin embargo, es importante consultar regularmente con tu equipo para asegurarte de que esas tareas delegadas se completen a tiempo. Después de todo, eres tú, como Gerente del Proyecto, el responsable final de su éxito.

5. Aprende a decir “no”

Estamos seguros de que la mayoría de las personas luchan por decir “no” a alguien, especialmente cuando se les pregunta cara a cara. Imagina que un compañero de trabajo se acerca y te pide ayuda con algo que te termina tomando dos horas. Por más trivial que fuera, quizá dejaste hacer tu propio plan de proyecto, que debe enviarse mañana, y te atrasaste para ayudarlo. La colaboración es clave para el éxito de un negocio, pero no queremos que tengas que trabajar fuera de hora para cumplir con tu proyecto. A veces decir “no” podría ser la mejor respuesta para el negocio, así como para tu propio trabajo y salud.

6. La gestión del tiempo lo es todo

Los Gerentes de Proyecto tienden a tener un don natural para administrar su tiempo. Y esta gestión efectiva te permitirá realizar más y mejor trabajo en menos tiempo.

Para mantener la productividad alta, muchos hacen listas y recordatorios para hacer un seguimiento de las diferentes partes móviles que vienen con la administración de un proyecto. En la planificación, es importante que calcules con precisión el tiempo para cada tarea, teniendo en cuenta las pruebas y reuniones que pueden afectar el tiempo que lleva completarlas. Tener algún plan de contingencia también es importante, en caso de que una tarea se salga de control.

Planifica tu día, establece prioridades y haz una lista de tareas que funcione para ti. Esto te ayudará a identificar y comprender aquellas tareas críticas que deben completarse hoy.

Otro consejo es acercarte a las herramientas y soluciones tecnológicas que pueden ayudar a mantener un control de los activos, servicios y solicitudes en las distintas áreas de tu negocio; es importante encontrar un aliado tecnológico que te permita desarrollar y visualizar tu entrega de servicios de una forma profesional, práctica y con una interfaz amigable, sumado a la posibilidad de distribuir tareas con distintas fechas y responsables, y seguir tiempos de ejecución, Para esto InvGate Service Desk, Insight y Assets seguramente te podrán ayudar.