Impresión a color “in-house”: ¿Un gran gasto o una gran oportunidad?

Ciudad de México, junio 2016.- El color es el rey cuando se trata de la comunicación y comprensión, basta con mirar los números para comprenderlo. Investigaciones de la industria muestran que el color mejora el recuerdo de la información hasta en un 60% en comparación con la impresión monocroma y eleva la conciencia de marca en un 70%. Pero hay un problema: al usar la impresión comercial para producir folletos, informes, material de marketing y señalización podemos incurrir en costos ocultos y otros riesgos significativos.
Sin embargo, algunos administradores de las empresas siguen siendo demasiado cautelosos a la hora de una implementación de productos multifuncionales (MFP) a color en sus organizaciones. El miedo: los costos no administrados diluirán el rendimiento de las inversiones por color bajo demanda “in-house”.
Afortunadamente, los administradores de empresas tienen nuevas opciones para tomar el control de los recursos de color en la empresa y la gestión de los gastos. Al combinar esto con una disminución constante de los costos de hardware y el acceso a mejores dispositivos de color de hoy en día, tendrá una serie de beneficios de negocio que incluyen la opción de comunicación a color “in-house” para un número cada vez mayor de empresas. La clave está en entender el negocio e identificar las impresoras y multifuncionales a color mejores de su clase, que pueden ofrecer los más altos rendimientos.
Rendimientos positivos
Para comenzar, se debe tener una comparación de los costos totales de propiedad para imprimir “in-house” versus los materiales para imprimir comercialmente. Los factores a considerar incluyen la tendencia a la baja en los precios de las impresoras de color y multifuncionales, que continúan disminuyendo con cada nueva generación. También, los costos ocultos asociados a los trabajos de impresión comerciales.
Para recibir los descuentos por volumen, normalmente los clientes deben comprar una tirada mínima, que es principalmente práctico para trabajos de gran volumen. Sin embargo, la mayoría de los elementos colaterales de lo que es el comercio general y marketing requieren volúmenes más pequeños, lo que significa que las empresas pueden pagar por más de lo necesario si el trabajo va a un proveedor externo. Los gastos innecesarios pueden aumentar rápidamente los costos reales y distorsionar el valor de las tarifas por página que en un principio parecen atractivos. Con la impresión a color “in-house”, las empresas pueden imprimir sólo lo que necesitan y evitar el exceso de honorarios.
Las multifuncionales a color ofrecen otra ventaja financiera: Reducen la necesidad de tener por separado impresoras monocromáticas, escáneres, copiadoras y máquinas de fax, lo cual, a su vez, reduce las inversiones de capital para gastos operativos y hardware por el servicio y mantenimiento de múltiples dispositivos.
La impresión comercial tiene sus riesgos
El costo no es la única consideración si se habla de impresión a color. Los gerentes de las empresas también deben investigar los riesgos de negocio y legales asociados con el almacenamiento de materiales impresos resultantes de grandes tiradas de impresión comercial. Por ejemplo, se plantean cuestiones reglamentarias si un empleado de un banco distribuye de forma inadvertida la información del tipo de préstamo fuera de la fecha por un viejo folleto de un almacén. Las empresas pueden mitigar este riesgo mediante la impresión bajo demanda y en cantidades limitadas. La nube asegura aún más el contenido exacto. Ya sea en una configuración de nube privada, pública o híbrida, los administradores de empresa pueden almacenar la información más reciente en una ubicación central que es fácil mantener al día. Cuando un agente de crédito en una sucursal bancaria necesita un folleto para un cliente, descarga la información actual desde la nube, con la confianza de que todo es exacto.
Los plazos de entrega de las impresiones comerciales pueden ser demasiado largos para dar cabida a las últimas promociones o ferias comerciales. Los materiales también pueden contener errores y requieren tiempo y esfuerzo. El resultado final: Para comparar con precisión la eficacia de una impresión a color “in-house” y en la imprenta, se debe mirar más allá de los estimados por página para un análisis TCO realista y detallado y otras consideraciones prácticas.
La mejor tecnología de su clase
Hay mucho para los administradores de empresas que gustan de la impresión a color bajo demanda “in-house”. Sin embargo, para lograr un retorno total de sus inversiones, los administradores necesitan impresoras y multifuncionales que tomen ventaja de las últimas innovaciones. Para ayudar a los administradores a aplicar políticas sobre quién está autorizado a imprimir a color, los dispositivos deben ofrecer la posibilidad de asignar autorizaciones por departamento, título del trabajo, aplicación o tipo de archivo.
Además, los gerentes deben tener la posibilidad de imponer restricciones por hora del día. El personal de marketing, por ejemplo, puede tener acceso a recursos de color durante el horario de trabajo, pero no después de esas horas, lo que elimina el riesgo de que los dispositivos sean utilizados para fotos u otros contenidos personales. Las cuotas de producción son otro control efectivo – cada departamento puede asignar un número determinado de páginas a color para imprimir cada mes, pero una vez que se alcanza el límite, los dispositivos sólo producen impresiones en blanco y negro.
Para la supervisión adicional, los gerentes deben elegir soluciones con herramientas para el control de la salida de impresiones a color por un grupo de trabajo, departamento o división para rastrear los volúmenes de uso y recopilar datos de cargo, si es relevante.
Para mantener esta amplia gama de controles y que no se convierta en algo demasiado difícil de manejar, las mejores soluciones soportan el control administrativo desde un servidor central que permite a los administradores impulsar las políticas corporativas de manera uniforme a los dispositivos en toda la empresa.
Opciones de salida
Debido a que la calidad del color es esencial para promover una imagen profesional y mejorar la marca, las impresoras y multifuncionales proporcionan la calibración Pantone y soporte para otros estándares de la industria.
Los usuarios también deben ser capaces de entrar fórmulas de color personalizadas cuando es necesario retocar los colores para ajustar las diferencias en cómo la luz se refleja en diversos tipos de medios.
El Reemplazo de Colores Nombrados de Lexmark y la sustitución RGB permiten a las organizaciones crear tablas de sustitución mediante la introducción de una receta CMYK única para crear cualquier color que deseen. Algunos proveedores ofrecen esto a través de caros controladores de terceros; sin embargo, las mejores opciones lo proporcionan de manera gratis dentro de impresoras y multifuncionales a lo largo de todas las opciones de precio. La sustitución RGB también se asegura de que la impresión de documentos de Microsoft Office Print sea consistente en cualquier dispositivo en la red.
Otras características importantes incluyen la capacidad de manejar múltiples tipos de medios, que van desde el papel estándar y recubierto con cartulina hasta materiales especializados. Una selección de opciones de acabado como grapado y perforación de tres agujeros también se asegurará de que las operación de impresión “in-house” puedan acomodarse a casi todo tipo de necesidades empresariales.
“Gracias a las últimas innovaciones en las impresoras de color y multifuncionales, los administradores de empresas tienen cada vez menos razones para enviar trabajos a las imprentas comerciales. Las impresiones bajo demanda, realizadas en la propia empresa, pueden no sólo ser una opción económica, sino que también aseguran a las organizaciones que sus materiales impresos a color puedan alcanzar los niveles más altos de efectividad desde un punto de vista empresarial y si se tienen en cuenta los riesgos”, comentó Mario Pedreros Gerente general de Lexmark México.